ZAPYTANIE OFERTOWE NR 14/2026 NA ZAKUP, DOSTAWĘ I MONTAŻ SYSTEMU ALARMOWEGO WRAZ Z MOŻLIWOŚCIĄ ŚWIADCZENIA USŁUG SERWISOWYCH I KONSERWACYJNYCH W BUDYNKU POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W MALBORKU

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 14/2026 NA ZAKUP, DOSTAWĘ I MONTAŻ SYSTEMU ALARMOWEGO WRAZ Z MOŻLIWOŚCIĄ ŚWIADCZENIA USŁUG SERWISOWYCH I KONSERWACYJNYCH W BUDYNKU POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W MALBORKU

1. Zamawiający
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Malborku, Plac Słowiański 6, 82-200 Malbork zaprasza do złożenia oferty cenowej na zakup, dostawę, montaż i uruchomienie systemu alarmowego w budynku Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Malborku przy Placu Słowiańskim 6, 82-200 Malbork.

2. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa dostawa, montaż, konfiguracja i uruchomienie systemu alarmowego w budynku Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Malborku. System ma służyć zabezpieczeniu budynku i pomieszczeń przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewniać prawidłowe działanie urządzeń alarmowych, odpowiednio do warunków technicznych obiektu i potrzeb Zamawiającego. Zamówienie obejmuje również przedstawienie przez Wykonawcę odrębnej wyceny opcjonalnych usług serwisowych i konserwacyjnych, które mogą być świadczone po zakończeniu montażu i uruchomieniu systemu.

3. Zakres zamówienia
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
1. Przeprowadzenie obowiązkowej wizji lokalnej w budynku Zamawiającego przed złożeniem oferty.
2. Ocenę warunków technicznych budynku oraz ustalenie optymalnego rozwiązania w zakresie zabezpieczenia obiektu.
3. Dobór, dostawę i montaż urządzeń systemu alarmowego, w tym centrali alarmowej, manipulatorów, czujników ruchu, sygnalizatorów oraz innych elementów niezbędnych do prawidłowego działania systemu.
4. Wykonanie niezbędnego okablowania oraz dostawę materiałów montażowych.
5. Konfigurację i programowanie systemu alarmowego, w tym podział na strefy, jeżeli będzie to uzasadnione warunkami technicznymi i potrzebami Zamawiającego.
6. Uruchomienie systemu oraz przeprowadzenie testów potwierdzających prawidłowość jego działania.
7. Przeszkolenie wskazanych pracowników Zamawiającego z podstawowej obsługi systemu.
8. Przekazanie Zamawiającemu instrukcji obsługi oraz informacji niezbędnych do prawidłowego użytkowania systemu.
9. Przekazanie informacji dotyczących zasad eksploatacji, konserwacji i serwisowania zainstalowanego systemu.
10.Przedstawienie możliwości świadczenia usług serwisowych po zakończeniu montażu, w tym usuwania awarii, napraw oraz wymiany uszkodzonych elementów.
11.Przedstawienie odrębnej wyceny opcjonalnych okresowych przeglądów technicznych i czynności konserwacyjnych systemu alarmowego. Wykonawca zobowiązany jest do oceny warunków technicznych podczas wizji lokalnej oraz uwzględnienia w cenie oferty wszystkich urządzeń, materiałów i prac niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia. W ofercie należy wskazać proponowane rozwiązanie techniczne, producentów i modele głównych urządzeń oraz zakres przewidzianych prac. Cena podstawowa oferty musi obejmować całkowity koszt realizacji zamówienia, w tym urządzenia, materiały, dostawę, montaż, okablowanie, konfigurację, uruchomienie, testy i przeszkolenie pracowników.

4. Wymagania dotyczące realizacji zamówienia
1. Wszystkie dostarczone urządzenia muszą być fabrycznie nowe, kompletne i wolne od wad.
2. System alarmowy musi zostać dobrany odpowiednio do warunków technicznych budynku i potrzeb Zamawiającego.
3. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niezbędnego montażu, okablowania, konfiguracji i uruchomienia systemu.
4. Po zakończeniu prac Wykonawca przeprowadzi testy działania systemu i przekaże Zamawiającemu instrukcję obsługi.
5. Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych pracowników w zakresie podstawowej obsługi systemu.
6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu informacje dotyczące obsługi, eksploatacji oraz podstawowych zasad postępowania w przypadku wystąpienia awarii.
7. Termin rozpoczęcia prac zostanie uzgodniony z wybranym Wykonawcą.
8. Całość prac musi zostać wykonana nie później niż do dnia 10 grudnia 2026 r.
9. Prace należy wykonać w sposób zapewniający bezpieczeństwo użytkowników budynku oraz ograniczający utrudnienia w jego bieżącym funkcjonowaniu.

5. Gwarancja
1. Wykonawca udzieli gwarancji na wykonane prace montażowe oraz dostarczone urządzenia na okres co najmniej 12 miesięcy, liczony od dnia odbioru przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego.
2. W przypadku gdy producent udziela dłuższej gwarancji na urządzenia, zastosowanie mają również warunki gwarancji producenta.
3. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania sposobu zgłaszania usterek objętych gwarancją oraz warunków i przewidywanego terminu ich usunięcia.
4. Usterki objęte gwarancją będą usuwane zgodnie z warunkami udzielonej gwarancji. Wykonawca nie może naliczać dodatkowych opłat za naprawy, które zgodnie z warunkami gwarancji powinny zostać wykonane nieodpłatnie.

6. Serwis i konserwacja systemu alarmowego
1. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia informacji o możliwości zapewnienia serwisu technicznego oraz okresowej konserwacji systemu alarmowego po jego zamontowaniu i uruchomieniu.
2. Oferta powinna zawierać propozycję okresowych przeglądów technicznych i czynności konserwacyjnych obejmujących w szczególności sprawdzenie prawidłowości działania:
a) centrali alarmowej,
b) czujników ruchu,
c) manipulatorów,
d) sygnalizatorów,
e) zasilania podstawowego i awaryjnego,
f) pozostałych elementów systemu alarmowego.
3. Wykonawca powinien wskazać:
a) zalecaną częstotliwość przeglądów i czynności konserwacyjnych,
b) zakres czynności wykonywanych w ramach przeglądu,
c) cenę jednego przeglądu brutto,
d) ewentualną cenę rocznej obsługi serwisowej brutto,
e) warunki zgłaszania awarii i przewidywany czas reakcji serwisu,
f) ewentualne dodatkowe koszty dojazdu, robocizny, części zamiennych i napraw nieobjętych gwarancją.
4. Koszty usług serwisowych i konserwacyjnych po zakończeniu montażu należy przedstawić odrębnie od ceny podstawowej zamówienia.
5. Przedstawienie wyceny usług serwisowych i konserwacyjnych ma charakter informacyjny i nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia odrębnej umowy serwisowej ani do zlecania tych usług.
6. Ewentualne zlecenie usług serwisowych lub konserwacyjnych nastąpi na podstawie odrębnych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
7. Koszty napraw i czynności wykonywanych w ramach gwarancji nie mogą być ponownie naliczane Zamawiającemu jako usługi odpłatnego serwisu.

7. Warunki udziału i sposób przygotowania oferty
Oferta powinna zawierać:
1. Nazwę i adres Wykonawcy oraz numer NIP.
2. Dane kontaktowe Wykonawcy.
3. Opis proponowanego rozwiązania technicznego.
4. Wykaz głównych oferowanych urządzeń wraz z podaniem ich producentów i modeli.
5. Zakres oferowanych prac, w tym montażu, konfiguracji i uruchomienia systemu.
6. Łączną cenę netto, stawkę i kwotę podatku VAT oraz łączną cenę brutto za realizację podstawowego przedmiotu zamówienia.
7. Deklarowany termin realizacji zamówienia.
8. Oferowany okres gwarancji.
9. Informację o możliwości świadczenia usług serwisowych i konserwacyjnych po zakończeniu montażu.
10.Informację o zalecanej częstotliwości przeglądów technicznych oraz ich zakresie.
11.Cenę jednego przeglądu technicznego oraz ewentualną cenę rocznej obsługi serwisowej, z wyszczególnieniem kosztów dodatkowych.
12.Informację o sposobie zgłaszania awarii oraz przewidywanym czasie reakcji serwisu. Wykonawca może dołączyć kosztorys lub zestawienie cenowe poszczególnych urządzeń, materiałów i prac. Cena podstawowa oferty musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do kompleksowej realizacji zamówienia określonego w niniejszym zapytaniu.

8. Kryterium oceny ofert
Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto za realizację podstawowego przedmiotu zamówienia – 100%. Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną brutto spośród ofert spełniających wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. Ceny usług serwisowych i konserwacyjnych nie będą uwzględniane przy ocenie ofert i wyborze Wykonawcy.

9. Miejsce i sposób składania ofert
Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, w formacie PDF, na adres poczty elektronicznej: sekretariat.pcpr@powiat.malbork.pl W tytule wiadomości należy wpisać: „OFERTA – SYSTEM ALARMOWY PCPR MALBORK”.

10. Termin składania ofert
Oferty należy składać do dnia 10 listopada 2026 r. do godz. 13:00. Za termin złożenia oferty uznaje się moment jej wpływu na wskazany adres poczty elektronicznej. Oferty złożone po upływie wskazanego terminu mogą nie zostać rozpatrzone.

11. Wizja lokalna
Przeprowadzenie wizji lokalnej w budynku Zamawiającego przed złożeniem oferty jest obowiązkowe. Termin wizji lokalnej należy uzgodnić z osobą wskazaną do kontaktu przez Zamawiającego. Wykonawca powinien dokonać oceny warunków technicznych budynku, możliwości montażu urządzeń oraz zakresu niezbędnych prac, a następnie uwzględnić w cenie oferty wszystkie urządzenia, materiały i czynności konieczne do prawidłowej realizacji zamówienia. Złożenie oferty oznacza uwzględnienie przez Wykonawcę warunków technicznych możliwych do ustalenia podczas wizji lokalnej.

12. Osoba do kontaktu
Monika Sobczyńska – Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Malborku
Tel.:784 250 401 E-mail: m.sobczynska.pcpr@powiat.malbork.pl
upoważniona do kontaktu: Anna Czaja – referent ds. administracji i kadr
Tel.: 55 647 15 45 wew. 17 E-mail: a.czaja.pcpr@powiat.malbork.pl

13. Dodatkowe informacje
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego zasadami udzielania zamówień.
2. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty.
3. Zamawiający może odrzucić ofertę, której treść nie odpowiada wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym.
4. Prace dodatkowe, niewynikające z zakresu uzgodnionego z Zamawiającym, mogą zostać wykonane wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu ich zakresu i kosztu z Zamawiającym.
​5. Zamawiający nie zobowiązuje się do zlecenia usług serwisowych i konserwacyjnych wskazanych w ofercie. 6. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia mogą zostać określone w umowie zawartej pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą